首页 > 原创观点 > 原创观点>怎么做会议会务会展活动?如何让会议会展的营销达到价值最大化?

怎么做会议会务会展活动?如何让会议会展的营销达到价值最大化?

2020-03-23 17:34作者:杭州活动策划公司点击:

  开办一场会议会务会展活动,首先要明确活动背景和目的,其次指定会议准备工作并确定议程,接着进行活动前期的宣传,组织布置会议室,最后会议结束后,整理会议纪要并进行总结。想要将会议会展的营销达到价值最大化,需要根据公司的发展规划进行策划,制定的计划组织工作要有弹性,并且要明确制定流程与职责分工等方面进行,下面给大家介绍会议会务会展活动的相关知识。

怎么做会议会务会展活动

  1、明确活动背景、目的。

  2、明确活动主题、时间、地点、参与人员、参与人数、活动内容、相关准备材料种类、数量。

  3、组织会务工作小组,确定会务组领导及成员,制定会议准备工作部署。

  4、根据确定的会议议程,制定会议预算,申请专项会务费用。

  5、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况,安全应急预案情况,形成会务指南样稿,经会议小组领导确认后开始印刷。

  6、发布会议通知,包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员。

  7、确认发言人,选择标准:有演讲能力、有影响力、受到普遍尊重的、实际经历丰富、感人或幽默的故事。

  8、根据时间进行预演,防止时间不够和提前结束的现象。

  9、活动前期宣传。

  10、确定背景图、横幅、参会证、桌签、路引、活动现场路线图的样式和内容,经会议小组领导确认后,开始制作横幅、参会证、桌签等。

  11、检查各项宣传材料到位情况,包括横幅、路引、桌签、参会证。

  12、参会人员房间安排、餐饮安排。

  13、提前安排人员到达会议现场,安排会议室、住宿、餐饮事宜。

  14、检查各项会务资料到位情况,包括汇报材料、会务指南等。

  15、检查会议住宿、餐饮安排情况,如有晚宴,要协调好地点、酒水。

  16、确定进场时间、搭建内容。

  17、提前一天与主持人沟通,进行现场彩排与准备。

  18、组织布置会议室,并确定室内各项设备到位情况,包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药品、摄影摄像设备。

  19、全面检查各项工作落实情况,安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员,统一着装。

  20、确定参会人员到会议所在地具体时间,做好分组。

  21、专人举牌迎接来宾,引领至接待区集中,同时段来宾集合完毕,引领上车。至酒店,引导到接待台签到。

  22、熟悉来宾的工作人员应站在大门口迎接,做好参会签到,人员到位后发放房卡、资料袋,包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示(注意事项提醒、用餐及活动提醒)。

  23、VIP接待:专人专车全程陪同,专车送达酒店,引至贵宾区休息,代办手续,送至房间。开会时由高级别的领导亲自陪同,指引坐在前排。

  24、选好合影位置。

  25、回程票务协调。

  26、送宾流程:在酒店大堂定时定班, 专人领队,专人跟车。

  27、会议结束后,回收自带物品、整理会议纪要,发布会议成果,总结会议组织经验教训。

如何让会议会展的营销达到价值最大化

  1、第一步就是根据公司的发展规划及营销目标

  对企业的优势资源(产品、信息、技术、服务)或需求进行分析,之后再斟选出适时对路的展会推广,最后再从策划的角度考虑资源如何出奇制胜。

  2、其次,制定的展会计划

  实施组织工作要有弹性,包括对未来变化与竞争的思考,有必要的反馈与调整机制。

  3、最后展会组织应有严格的流程与职责分工

  展会组织应有严格的流程与职责分工并有专人负责项目,强调企业内部的协调,企业与外协单位的协调作业。经常听到一些企业主这样抱怨:本来的想法是这样的,可外协公司做给我的展位及活动方案却与品牌及产品脱节,而更改方案则由于时间的紧迫而变得不可能,让企业主感到沮丧。部分企业内部组织很松散,以致展会上该收集的信息没有收集,该做的推广没有做好。

  总的来说,展会营销是一项较为复杂的工程,必须经过周密且对路的计划、出奇制胜的推广模式、科学的分工、严谨的执行方能使展会营销真正发挥作用。

  以上这篇“怎么做会议会务会展活动?如何让会议会展的营销达到价值最大化?”的文章就介绍到这里,还存在“会议会务会展活动”的疑问欢迎大家咨询我们!