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组织活动策划的几大步骤以及怎样才能做好活动策划方案

2019-09-17 08:53作者:杭州活动策划公司点击:

  我们为什么要做活动策划方案,目的就是让整个活动能够有计划的进行,这样做策划才是有意义的,想要做好活动策划却并不是那么容易的事情,那么如何做好活动组织策划,都有哪些步骤的呢?



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组织活动策划的几大步骤


  一、确定活动的目的


  举办一场活动首先就要明白为什么要举办这个活动,也就是说举办这个活动有什么意义。为什么要和大家着重讲这个问题因为我在大学这两年多的时间里组织过很多活动,也参加过很多活动。其中很多活动策划书上写的都是繁荣校园文化,丰富同学们的生活,但是办到最后很多都没有达到预期的效果,这就是中间这个实现目标的过程出现了偏差。这个有很多原因,比如说有些组织办活动沿袭上届活动,而不看这个活动举办的背景、时间等都已经发生了变化,只是想当然的以为去年办了,所以今年也得办,根本没有想到办活动的目的是为了什么。给大家说这一点也是要告诫大家决不能为了办活动而办活动。


  二、要对活动有准确的定位


  知道了活动的目的,下一步就要确定活动的性质。活动主题的不同,活动背景不同,活动主办单位的不同,参会人员的身份不同,都决定了活动性质的不同。有时需要严肃庄重,有时可以轻松活泼。今年5。12的时候我看到一个报道,说的是有一家专卖场为了买东西,特别借这个特别的时期举办了一次歌唱大赛,就是现场报名参加,其实就是一次促销活动。后来有人把这个事传到网上去,引起了轩然大波。我不知道后来这家店怎么样了,但是大家可以想一下还有人到这家店买东西没是吧,你说在这个举国悲痛的时候,你搞一场歌唱大赛,而且还是流行歌曲,不是没事找事吗。这个就是要告诉大家,举办活动前,要认真分析活动背景。因此,在综合考虑各要素的基础上,找准定位至关重要,也决定了整场活动的成与败。


  三、制定详细的活动方案


  当活动进入实质性操作阶段时,必须制定出一套详细的、可操作的,具体的方案。详细的活动方案一般都要包括以下四点:活动前期的准备工作,活动现场的分工,活动后期的收尾工作安排以及可行性分析和备选方案。


  (一)、活动前期的准备工作


  活动前期的准备工作是最繁琐的,最费时,也是最需要精心准备的。前期准备工作的完善与否,很大程度决定了活动完成的顺利与否。前期准备工作必须包括如下要素:


  1、明确活动的整体信息。包括活动的时间、日期、主题、目的、参与人员、活动主办方和协办方、经费来源等。


  2、根据参会人员以及活动性质,确定活动地点以及活动流程。


  3、制订准备工作进度表,详细列出各项工作,并明确相关工作负责人。包括会场的整体布置、活动签到处的摆设、活动资料的准备、参与领导及嘉宾的邀请、领导座位牌的摆放、暖场音乐的播放、主持人的沟通等细节的工作,需要认真对待、精心安排。还要充分发挥团队合作精神,强调高度责任感,确保个人负责的每项工作都能落实,不出差错。


  4、注意节点:每个工作人员都必须记住几个主要的节点,例如活动流程、关键环节、注意事项等。


  (二)、活动现场的工作分配


  1、提前进行沟通,明确自己现场工作职责、熟悉同伴的工作职责,知道发现问题了应该询问哪些人员。


  2、确保工作人员提前到位,检查工作落实情况,发现问题及时解决。3、整个活动流程派专人全场跟踪,现场遇到的紧急情况要随机应变,第一时间处理。


  (三)、活动后期的收尾工作


  包括安排专人欢送领导、专人整理资料、和专人负责费用结算等。(四)、注意事项


  方案中要明确一些注意事项,例如着装要求、迎接礼仪和工作人员纪律要求等。


  四、关键点


  1、精心策划


  举办活动是一项创造性的劳动,体现着策划人的政治敏感、全局意识和对同学们的认知程度,照搬模仿别人或延续传统的做法都不可能取得好的效果。只有通过独特的视角和创意,经过精心的策划,才能一招制胜。重大活动的组织策划,犹如排兵布阵,必须善于运筹、精于谋略、工于设计。对于资源整合、人员安排、经费花销等各个环节都有很高的要求。有些活动持续时间较长,影响较大,参与人员较为广泛,更需要精心策划,缜密实施,务必做到定位好、点子巧、构思妙、操作高。


  2、领导协调资源整合


  可以说,一次活动就是一项系统工程。点子新,创意高,策划得好,是重大活动报道成功的前提,但如果在整体操作中管理不善,不能把握住活动全过程的走向,不能把新颖独特的周密构思付诸实践,形成整体合力,也会使活动虎头蛇尾,达不到最佳效果。另外重大活动由于题材重大、主题深刻、事件综合,决定了其涉及的面很广,报道时间较长,报道的内容很多,仅靠个别人单枪匹马是不行的,必须依靠集体的力量。


  五、认真对待,齐心协力


  无论活动是简单还是复杂,大规模还是小范围,每个人都必须认真对待,抓住关键点,齐心协力,活动才能圆满、成功!



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怎样才能做好活动组织策划


  一、 市场调查


  你在什么地方,什么地方就是你最基础的"市场",可以是你所在的城市,可大可小,可多可少,是很随机的。市场调查要来干什么?就是用来了解大众的需要,它决定了你的目标方向。做活动为了什么?不就为了在活动"市场"中竖立自己的地位,让自己成为服务主流。但要实现这个目的,就必须明确自己目前在市场中的地位,和了解市场较为大众的需求,分析过去以往的成功失败案例。知己知彼,方能百战百胜。


  二、 活动目标、活动内容


  这是活动的灵魂,没有确定活动目标与内容,那就没有活动的意义了。而活动目标与内容就必须量市场调查而定,也不能为所欲为,更要具体分析其可行性方可确定。


  三、 活动时间、资金


  时间就是金钱,金钱是活动的动力来源,两者都非常重要,缺一不可。控制活动的生命力的就是以上二者,控制好时间流程、把握好资金运转是一个活动成败与否的关键环节。 定了活动时间,活动流程,接下来的工作就可以按步就搬,不会处处碰壁,时时绞尽脑汁。不可否认的说声:金钱不是万能的,但没有金钱却是万万不能的。


  四、 宣传计划与人力安排


  人力安排是执行活动时的关键,合理安排人力,可节省更多时间和提高工作效率,所谓物尽其用,人也一样,天生我才必有用,了解本身的能力,所在地位,这也是市场调查的一个环节。


  五、 特殊问题


  每次活动免不了会出现某些特殊事故,有些甚至是根本没出现过的,没有先例的棘手问题。我们能做的,就是尽量预计,做好充分的应变方案,比如时间、资金、人手、场地等尤为关键。


  总之,要做好一个活动的策划,必须由大到小,逐步精密,逐步深入,考虑更多,更周全。每一个环节都会对活动产生重大影响。



  很多人都说活动策划方案难做,希望大家看了这篇文章之后能够帮助到大家做好活动组织策划。