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会议类型有哪些及会议策划实施需要避免的失误

2020-07-06 11:24作者:杭州活动策划公司点击:

  一般会议常见的类型有研讨会议、培训会议、社团会议、公益性/技术性论坛和订货交流会议,在策划实施的过程中我们需要避免策划阶段的误导、会议进程中的疏漏以及会议善后跟进的缺失,下面针对“会议类型有哪些及会议策划实施需要避免的失误”的问题我们具体来看一看。

会议类型有哪些

  1、研讨会议

  研讨型会议通常专业性较强,参与的人数不是很多,除非是行业标准讨论,一般不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。

  会场——除一般性的主会场外,通常需要一些小型会所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外,其他座位应当体现平等精神,发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。

  关于地点,通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点,最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

  2、培训会议

  培训会议也是专业型会议,通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外,更多的是技能交流及知识传授,所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外,应该还有各类拓展训练设施或者场地,可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点:会议酒店、培训设施及培训师。

  3、社团会议

  社团会议通常为纯会议,往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议,表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。

  4、公益性/技术性论坛

  此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议的特点,所以会议场所的选择非常重要,基本要求是可以分割或者主会场附带小会场,对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此外,如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求,那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。

  5、订货交流会议

  此类会议实际上兼有展览性质,因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心,带有商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会,可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是:场地选择、会场控制,展览布置。

会议策划实施需要避免的失误

  1、策划阶段的误导

  对会议召开目标设定一旦出现偏差,导致会议主题、参会人员或会议组织形式的策划出现问题。这种误的后果是致命的。在策划阶段,就应该积极沟通报告,决策层确认导向。这类错误,通过后续的任何方式的弥补都无法补偿。这是会议策划(投资)者都要面对的挑战。

  2、会议进程中的疏漏

  会议进程失误极为常见。常见的情形包括且不限于,而且每个人都深受其害:会议开始时间拖延、关键人员座次安排不当、无法出席电脑故障、多媒体播放卡顿、音响失真、灯光不当、准备资料不完备、会议记录缺失、会议拖延超时。

  不夸张的说,能够完全规避这类问题的会议少之又少。这类问题更多的应该归咎于责任心差、演练不够。通过严肃的问责和惩罚措施,可以把这类错误降到最低。

  3、会议善后跟进的缺失

  会议现场结束后万事大吉,抬腿走人,后续的工作无人推进,如:会议记录、存档,会议效果跟进分析及反馈。会议经验凝练总结及后续内容及形式的优化。如果会议后续工作缺失,则无法形成完整的会议。这样的而会议不但无法落实目标,导致会议效率的降低,更导致会议文化的崩坏。

  上面就是对“会议类型有哪些及会议策划实施需要避免的失误”的相关性介绍,希望通过上面内容的介绍可以更好的帮助到大家!