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会议服务需要做好哪些工作及影响会议服务质量的因素

2020-07-28 15:34作者:杭州活动策划公司点击:

  在会议活动开展的过程中服务人员一定要做好及时对接督查、搞好跟踪服务、绘制工作流程、加强会前查验和制定详细方案,同时还需要保障好服务质量,下面我们就针对“会议服务需要做好哪些工作及影响会议服务质量的因素”为大家详细的介绍一下!

会议服务需要做好哪些工作

  1、及时对接督查

  监督检查是保证会议工作顺利进行的重要组成部分。在会议的初步组织和筹备中,我们将根据工作情况适时召开工作组会议和交换会议。控制工作任务和工作流程,执行每个小组的工作进度。协调解决工作中的困难和问题。在长时间的大型会议活动中,我们每天召开工作组会议,及时与工作情况沟通,对第二天的工作进行抽查,检查遗漏和补充,确保没有遗漏;

  2、搞好跟踪服务

  在会议服务的工作中,我们把会后跟踪服务作为整个会议服务工作的主要内容之一,组织成工作过程,明确职责分工。在会议工作中,在实施领导人和嘉宾名单时,我们力求明确会议期间每位领导人和嘉宾的活动安排,并事先询问与会者是否需要预订机票和门票,提供车辆,更新房间,以及其他相关服务。需要后续服务来安排专门的跟踪服务,以确保会议服务不会变得不切实际;

  3、绘制工作流程

  会议服务水平体现在细节上,为了保证会议组织的服务标准清晰、易操作,我们对会议工作任务进行了详细的分解、量化和细化。绘制整个会议的工作流程和详细的工作。明确各项工作任务和目标的任务要求、完成时间、承建商。工作规则和程序分发给工作组和工作人员。各工作组和会议人员根据整个工作流程、工作流程图。

  4、加强会前查验

  会议前检查是确保会议组织不出错的重要步骤,会议前检查主要包括会议现场检查和相关工作对接。为现场检查,我们打印了服务检查的时间表。检查内容分为领导审核、座位安排核实、资料备份、新闻报道安排等22个项目,每个项目都要正确核对,然后由负责人签字,以确保组织中没有错误。会议和服务。工作联系的核实主要是在主题会议后核实相关活动和服务的执行情况。会议结束后,如果有一次参观活动的会议,核实车辆调度和车辆维修人员的情况;会后,将召开团体照片任务会议,现场施工、座位安排和安排;

  5、制定详细方案

  科学细致的工作计划是做好会议工作的基础,每次接到会议任务,都要根据会议的主题和时间表认真研究会议工作,制定会议工作计划。并根据会议规格、人员数量、日程安排,设立相应的工作组,明确各组的职责划分。

影响会议服务质量的因素

  1、会议台、椅、台布、杯具

  会议台、椅是否坚固、舒适,台布是否整洁无破损、杯具是否洁净无缺口等都会在一定程度上影响会议服务质量;

  2、服务技能与技巧

  服务员对音响等设备的操作技能以及在会议过程中的服务技能与技巧,是最能直接体现服务质量的因素之一;

  3、会议室内部结构及装修风格

  能在某种程度上提升会议的档,满足的心理上的要求。如明的客户对会议室的高度、灯具或地毯颜色等都会有特殊的要求;

  4、音响及视听设备

  现在各酒店 的会议室基本都配备了有线、无线麦克风、电脑、投影仪等设备,但这些设的质量在很大程度上决定着会议服务质量,试想如果在会议进行中,麦克风发生啸叫或投影仪投不出图像,这次会议的效果可想 而知。

  5、卫生

  包括会场内及会场周边的环境卫生、服务人员的个人卫生等。当大家从整洁的会场外步入整洁的会场内,见到的是身着干净的工服、梳磁卡整齐的头发、面还微笑的服务员时,定会留下良好的印象;

  上述就是小编针对“会议服务需要做好哪些工作及影响会议服务质量的因素”的相关性介绍,希望上面的内容可以帮助到大家!