带你了解会议策划的基本原则及基本流程

2019-07-18 00:28:53作者:杭州活动策划公司点击:161

  很多人都会好奇例如“会议策划的基本流程是怎样的”等这个样子的问题,从工作流程上来说,其实就包括具体的项目和会议目标的策划,下面就带大家一块儿了解下会议策划的基本性能及其基本的流程。



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会议策划的基本性能


  [1]时代性


  会议的议题要有的放矢,紧扣某一领域的热点和难点问题,紧紧把握时代脉搏,不能远离现实。


  [2]前瞻性


  会议议题针对某一领域的发展现状和发展趋势要适度超前,对问题要看得更远、更深,能切实反映某一领域的发展动态,不能只局限于眼前情况。


  [3]适度性


  会议议题的数量要适度,避免因议题过多导致会议时间冗长、会议效率下降。


  [4]主次性


  要分清议题的主次轻重,明确中心议题或主要议题,以保证与会者把主要精力集中于最重要的问题上。


  [5]充分性


  议题准备一定要充分,在拟订议题的同时,还要提交相关的背景资料,以便讨论和决策时参考。


  [6]集中性


  对内容相关的议题要适当集中或归并讨论,避免和减少重复讨论。



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会议策划的基本流程


  (1)确定目标


  确定合理的目标是会议策划的起点和重要环节。


  ①要明确策划的主题,目标不能脱离会活动主题


  在策划过程中,最重要的是明确主题。从复杂的头绪中,针对目标,抓住重点;在解决问题的过程中,再有效地细分,选择解决问题的切入点,从而更有效地解决问题。


  ②要明确策划的重点,挖掘出策划的对象


  并制定出策划对象的工作程序及标准,主题的明确,有利于具体工作的开展,是成功策划的重要保证。


  ③要收集相关资料


  对这些信息资料需要一定的删减处理,并进行加工,才可能成为策划创意的切入点。通过对资料的整理和分析,逐渐形成创意的维形。


  (2)设计方案


  实现会议活动目标是会议活动策划的终极目标,因此方案设计的各个环节和方面都要围绕如何实现目标而展开,并制订具体行动的途径和方法。设计方案时需要注意的原则:


  ①要遵守量力而行的原则


  从自身现有的条件、具备的能力出发,考虑项目的经费预算;同时,要尽可能挖掘内部潜力,充分利用内部条件和有利因素。


  ②要大胆创新


  对于策划而言,创新是关键。会议活动策划也是如此。


  ③要细致全面


  会议策划方案考虑的是整个活动,因此,需要多方面的考虑,既顾全到会议活动的各个细节,又要体现出方案的独创性。方案最后要形成文字稿,即策划书。策划书的写作需文字简明扼要,顺序合理清楚,主题鲜明,必要时可辅以图表、实物照片,设计模型等。


  (3)执行方案


  通过会议策划书,已基本确定会议实施的方案。最后需要制定各个步骤的实施细则,为确保方案的正确实施需做到:


  ①防范措施


  为避免意外,会议策划方案的实施也必须事先做好防范措施,准备好不同的预案,以备不时之需。同时,可以根据临时状况,随时启用。


  ②评估措施


  既可以是对整个过程的总体评估,也可以是阶段性的评估。对会议策划过程来说,策划书的完成不代表策划的结束,保证方案的有效执行并且对策划经过和结果做充分的分析、探讨,汲取经验或教训,并在下次策划中将其改善,如此才是一项完整的会议策划工作。



  阅读完这篇文章之后,相比大家对于“会议策划的基本原则和基本流程”已经从从复杂的头绪中脱离出来了,如果大家还有什么不明白的,欢迎咨询我们杭州会务公司哦~


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