会议策划属于公关活动的一种，好的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性;一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。据悉，现代的会议策划人每年要花去几千小时进行策划活动，从简单的培训会到涉及几千个与会者和几百个参展人员的大型会展不等。
会议策划不是简单的PPT的堆砌，而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果。
会议策划筹备组大致由以下成员组成：
筹备组组长：负责全过程的协调、安排工作。
后勤处：负责联系各种会议所需的备品，包括联系会场、摄影、投影及会议礼品、水果、鲜花等准备工作。
秘书处：负责整个会议的软件部分，包括起草各种文档、接待、协调等工作，这是至关重要的。
会议必备文件有以下几个：《会议通知》、《嘉宾证(出席证)》、《会议服务指南》、《会议议程》、《会议注意事项》、《参会嘉宾通讯录》、《筹备组通讯录》等。《会议通知》、《嘉宾证(出席证)》在会议召开一周前寄给参会人员,凭证出席，剩下的统一用会议文件袋装好，备于会议前发给每个参会人员一份。
会务会议策划包括以下流程：
1、印刷材料的设计制作
我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。
2、会场预约
我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。
3、负责会场的布局，设备安装调试
我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。
4、参会者的餐饮
我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点。
5、参会者业余时间的安排
我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。
6、参会者的接送
我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。
会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此，在会议策划的每一个流程都需要仔细对待、面面俱到。
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