商务人员在商务活动中参加庆祝仪式的机会是很多的，有可能应邀去出席外单位的某一次庆祝仪式，也有可能奉命为本单位组织一次庆祝仪式。如果站在组织者的角度来考虑，庆典的内容安排，至少要注意环境的布置、庆典的程序、出席者的确定、来宾的接待等四大问题。庆典的出席人员名单是首要精心确定好的。
认为，庆典出席者不可滥竽充数，也不可让受邀人为难。庆典活动的每一个步骤都应围绕着庆典宗旨进行，确定庆典出席者名单也应如此。庆典出席者一般应包括下列人士：
1、上级领导。邀请上级领导参加，主要是为了表示感激之心。因为地方党政领导、上级主管部门的领导大都对单位的发展给予过关心、指导。
2、合作伙伴。请合作伙伴一起分享成功的喜悦是完全应该的，而且也是绝对必要的。因为在商务活动中，合作伙伴经常是彼此同呼吸、共命运的。
3、单位员工。本单位每一项成就的取得，都离不开员工的兢兢业业和努力奋斗，他们是本单位的主人。所以，不容许在组织庆典时将他们完全“置之度外”的。
4、社会名流。邀请社会名流将有助于更好地提高本单位的知名度。这是根据公共关系学中的“名人效应”原理得出的，社会各界的名人对于公众最有吸引力。
5、社区关系。邀请这一团体参加本单位的庆典，会使对方进一步了解本单位、尊重本单位、支持本单位，或是给予本单位更多的方便。社区关系包括那些与本单位共居于同一区域、对本单位具有种种制约作用的社会实体。例如，本单位周围的居民委吊会、街道办事处、医院、学校、幼儿园、养老院、商店以及其他单位等等。
6、大众传媒。邀请大众传媒，并主动与它们合作，将有助于它们公正地介绍本单位的成就，进而有助于加深社会对本单位的了解和认同。在现代社会中，报纸、杂志、电视、广播等大众媒介，被称为仅次于立法、行政、司法三权的社会“第四权力”。
一旦确定以上人员的具体名单，应尽早发出邀请或通知。由于庆典的出席人员甚多，牵涉面极广，因此，不到万不得已，都不许将庆典取消、改期或延期。
